В силу разных обстоятельств иногда перед компаниями, предприятиями, фирмами встает вопрос об офисном переезде. Поводом этому может послужить расширение или сокращение штатных работников, грядущий ремонт в старом помещении, попытка сэкономить средства на аренде офиса, завершение заключенного договора об аренде, смена имиджа компанией и размещение в соответствующем новому статусу офисе.
Это далеко не весь список вероятных причин к смене места. Но практически к каждому варианту перемещения, даже если это квартирный переезд, есть определенный подход или некий свод правил. Нужно правильно организовать предстоящее мероприятие, спланировать последовательность действий, перевезти офисное оборудование в новый офис. Ниже даются нехитрые рекомендации, как правильно и без потерь перевезти офис.
Существуют две концепции офисного переезда, одна из которых предусматривает быстрое перемещение, другая – постепенное.
Итак, концепция первая: переезд постепенный. Это мероприятие может занять от нескольких недель до нескольких месяцев. В течение этого времени в новое помещение постепенно перемещаются разные подразделения компании. В этом случае офисный переезд не выбивает организацию из рабочего ритма, деятельность продолжается в прежнем режиме. Недостатком такого метода можно назвать вероятность затягивания переезда из-за плохой его организации. Кроме того, между подразделениями компании взаимодействие может быть не таким эффективным, как если бы они находились в одном помещении. Ну и можно столкнуться с проблемой переноса и своевременного подключения различных офисных коммуникаций.
Концепция вторая: переезд быстрый. Такой офисный переезд происходит в течение нескольких дней (как правило, двух-трех), если в компании не больше трехсот рабочих мест. Этот вариант смены офиса дает возможность компании не приостанавливать свою работу на долгое время. Быстро переехать – наилучшее решение для многих предприятий. Поэтому если намечается глобальное офисное переселение, то, не раздумывая, нужно выбирать концепцию под вторым номером.
Перед вселением в новое помещение нужно провести необходимую подготовку офиса к приему работников. Проверить, завершен ли ремонт, подведены ли все коммуникации, правильно ли они подсоединены. Подразделения компании, занимающиеся ИТ-технологиями, первыми должны быть готовы организовать работу сотрудников на новом месте. В случае недоработок в подготовке помещения к переезду офисные работники рискуют оказаться в помещении, где еще идет ремонт, не работает техника, нет воды или не хватает стульев. Согласитесь, подобное негативно отразится на производительности компании.
И, конечно же, нужно не забыть составить подробный, понятный план размещения офисных подразделений в старом офисе и в новом помещении. Следуя плану, очень просто будет понять, какие предметы, откуда и куда нужно переместить. Таким образом ничего не потеряется и не будет путаницы.
Стоит запомнить еще несколько советов о том, как правильно подготовить к транспортировке оборудование и вещи работников. Представителю выбранной компании, специализирующейся на офисных переездах, необходимо доверить упаковать и перевезти офисную мебель, компьютерную и офисную технику, вещи персонала. Именно специально обученные люди выполнят эту работу качественно. Кроме того, компания-перевозчик может сделать работу по упаковке и доставке таких специфических предметов интерьера, как цветы и деревья. А гарантией сохранности груза будет страховка компании.